Firmenwagen versteuern: 1 Prozent Regelung oder Fahrtenbuch?

Wenn Ihnen Ihr Arbeitgeber einen Dienstwagen überlässt, den Sie auch privat nutzen – also etwa für Einkäufe, Familienausflüge oder Urlaubsfahrten –, entsteht ein geldwerter Vorteil. Dieser gilt steuerlich als sogenannter Sachbezug: eine Leistung, die nicht in Geld ausbezahlt wird, aber einen realen wirtschaftlichen Wert hat. Für das Finanzamt zählt dieser Vorteil wie ein zusätzliches Einkommen und muss versteuert werden.: Der geldwerte Vorteil entsteht, sobald Ihnen Ihr Arbeitgeber die Privatnutzung des Firmenwagens erlaubt – unabhängig davon, wie oft Sie den Dienstwagen tatsächlich privat bewegen. Das betrifft nicht nur Angestellte, sondern auch Selbstständige und Freiberufler, die ein betriebliches Fahrzeug auch privat verwenden.

Wie genau der geldwerte Vorteil berechnet und damit besteuert wird, hängt von der gewählten Methode ab – ob Sie sich für die 1%-Regelung entscheiden oder ein Fahrtenbuch verwenden.

Bei der 1%-Regelung versteuern Sie monatlich pauschal 1% des Bruttolistenpreises Ihres Firmenwagens (inkl. der ab Werk eingebauten Sonderausstattung) als geldwerten Vorteil. Ein Beispiel: Als neuer Dienstwagen wartet ein BMW 320d Touring. Der Kaufpreis liegt bei 56.500 Euro, dazu kommen 10.000 Euro Sonderausstattung – also insgesamt 66.500 Euro. Dann müssen Sie monatlich 665 Euro (1% des Bruttolistenpreises) versteuern.

Wann ist die 1%-Regelung vorteilhaft und wann ist ein Fahrtenbuch sinnvoll? In der folgenden Tabelle vergleichen wir beide Methoden nach Aufwand, Flexibilität und steuerlicher Vorteile. So können Sie leichter entscheiden, welche Option am besten zu Ihrer persönlichen Situation passt.

Übrigens: Wenn Sie sich nicht sicher sind, für welche Methode Sie sich entscheiden sollen: Sie können einmal pro Kalenderjahr die Methode wechseln. Und vielleicht beginnen Sie damit, ein Fahrtenbuch zu führen. So sehen Sie, wie gut Sie damit zurechtkommen und hoch der Privatanteil Ihrer Fahrten wirklich ist. Sie können immer noch zur 1%-Regelung wechseln, wenn diese Abrechnungsmethode besser zu Ihnen passt.

Ein Beispiel, um zu veranschaulichen, wie sich der geldwerte Vorteil aus der Privatnutzung auf das Gehalt auswirkt: Ein Vertriebsmitarbeiter in Steuerklasse III verdient 4.800 Euro brutto monatlich. Er wohnt 20 Kilometer von seinem Büro entfernt. Er bekommt nun den BMW 320d Touring mit einem Bruttolistenpreis von 66.500 Euro als Dienstwagen. Die monatlichen Gesamtkosten des BMW mit Leasingrate, Versicherung, Steuer etc. betragen 1.000 Euro. Was bleibt nun netto vom höheren Brutto?

Das bedeutet: Je mehr Sie dienstlich unterwegs sind und wenn Sie den Dokumentationsaufwand nicht scheuen, dann können Sie mit dem Fahrtenbuch spürbar Steuern sparen.

Kann ich meinen geldwerten Vorteil durch eigene Zahlungen reduzieren?

Ja, das ist möglich und oft ein guter Weg, um Steuern zu sparen. Wenn Sie zum Beispiel mit Ihrem Arbeitgeber vereinbaren, dass Sie monatlich ein Nutzungsentgelt zahlen oder bestimmte Kosten der Privatnutzung selbst übernehmen, reduziert sich der geldwerte Vorteil entsprechend.

Typisch ist zum Beispiel, dass Sie privat getankten Kraftstoff selbst zahlen und die Belege gesammelt einreichen. Diese Eigenleistung wird dann vom geldwerten Vorteil abgezogen. Auch ein pauschaler Nutzungsbeitrag kann vereinbart werden. Wichtig ist: Die Vereinbarung muss schriftlich festgehalten und steuerlich nachvollziehbar sein.

Wie funktioniert die Abrechnung im Alltag mit dem Fahrtenbuch?

Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, ermitteln Sie oder ein digitales System daraus den Anteil der Privatnutzung – zum Beispiel 20 %. Diesen Anteil melden Sie monatlich an Ihre Lohnbuchhaltung oder reichen das Fahrtenbuch als PDF ein. Die Personalabteilung wendet diesen Prozentsatz dann auf die monatlichen Fahrzeugkosten an und versteuert den daraus resultierenden geldwerten Vorteil.

In größeren Firmen geschieht das meist automatisiert oder stichprobenbasiert. Bei Selbstständigen übernimmt diese Auswertung oft der Steuerberater. Wichtig: Das Finanzamt erkennt nur manipulationssichere, zeitnah geführte Fahrtenbücher an, idealerweise in elektronischer Form.

Muss ich mein Fahrtenbuch monatlich abgeben?

In vielen Unternehmen ist es üblich, dass Dienstwagenfahrer:innen ihr Fahrtenbuch einmal im Monat in der Personalabteilung oder Buchhaltung vorlegen – meist digital, etwa als PDF aus einem elektronischen Fahrtenbuch. Nur so kann der private Nutzungsanteil korrekt in die Gehaltsabrechnung einfließen.

Anerkannt sind entweder gebundene Fahrtenbücher oder zertifizierte elektronische Systeme, die lückenlos, zeitnah und manipulationssicher geführt werden.

Wie funktioniert die Versteuerung des Dienstwagen bei Selbstständigen?

Auch Selbstständige und Freiberufler müssen Sie die Privatnutzung ihres Firmenwagens versteuern. Der geldwerte Vorteil wird hier als private Entnahme behandelt und der Anteil der privaten Nutzung wird zum steuerpflichtigen Einkommen addiert.

Die 1%-Regelung oder das Fahrtenbuch dürfen grundsätzlich angewendet werden, wenn das Fahrzeug zum Betriebsvermögen gehört:

• Bei über 50 % betrieblicher Nutzung zählt der Dienstwagen zwingend zum Betriebsvermögen – die Versteuerung erfolgt per 1%-Regelung oder Fahrtenbuch.
• Bei 10 bis 50 % betrieblicher Nutzung können Sie wählen, ob Ihr Auto ein Geschäftsfahrzeug sein soll (sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen): Wird der Firmenwagen dem Betriebsvermögen zugeordnet, ist ebenfalls eine Versteuerung über die 1%-Regelung oder ein Fahrtenbuch möglich.
• Liegt der betriebliche Anteil unter 10 %, muss das Fahrzeug dem Privatvermögen zugeordnet werden. In dem Fall können betriebliche Fahrten nicht pauschal oder über das Fahrtenbuch versteuert werden, sondern werden mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer (Kilometerpauschale) oder auf Basis konkreter Einzelnachweise abgerechnet.

Welche Regelungen gelten bei Leasingfahrzeugen oder Pool Cars?

Die 1%-Regelung kann auch bei Leasingfahrzeugen ganz normal angewendet werden – entscheidend ist der Bruttolistenpreis zur Erstzulassung. Die Leasingrate selbst spielt bei der 1%-Regelung keine Rolle, wohl aber bei der Fahrtenbuch-Methode: Dort fließt sie als Teil der monatlichen Fahrzeugkosten in die Berechnung ein.

Bei Poolfahrzeugen (also wenn mehrere Mitarbeitende auf denselben Wagen zugreifen) wird es anders gehandhabt: Wird das Auto nicht privat genutzt, fällt auch kein geldwerter Vorteil an. Sobald jedoch auch private Fahrten erlaubt sind, muss die Nutzung individuell versteuert werden – oft über Fahrtenbuch oder pauschal je Nutzer.